Panduan Lengkap Operator SIDIA BERKAH
Selamat datang di panduan penggunaan sistem SIDIA BERKAH untuk Operator. Panduan ini akan membantu Anda memahami semua fitur yang tersedia dan cara menggunakannya dengan mudah.
Pengantar
SIDIA BERKAH (Sistem Informasi Disiplin dan Kinerja Berkah Berkemajuan) adalah sistem yang digunakan untuk mengelola data kehadiran dan kinerja pegawai di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sambas.
Apa itu Operator?
Operator adalah pengguna yang bertugas mengelola data absensi dan pegawai di tingkat kantor/unit kerja. Setiap kantor memiliki minimal satu operator yang bertanggung jawab untuk:
- Menginput data kehadiran pegawai setiap hari
- Mengelola data pegawai di kantornya
- Membuat laporan kehadiran bulanan
- Mengatur informasi kantor
Informasi Penting
Pastikan Anda sudah mendapatkan akun operator dari Admin. Jika belum memiliki akun, silakan hubungi Admin BKPSDMAD Kabupaten Sambas.
Dashboard
Dashboard adalah halaman utama yang menampilkan ringkasan informasi penting tentang kantor dan pegawai Anda.
Informasi yang Ditampilkan:
Jumlah seluruh pegawai aktif di kantor Anda
Jumlah pegawai yang sudah absen hari ini
Pegawai yang izin atau sakit hari ini
Pegawai yang belum melakukan absensi
Tips
Cek dashboard setiap pagi untuk melihat siapa saja yang belum absen, sehingga Anda bisa segera mengingatkan atau menginput absensi mereka.
Manajemen Pegawai
Menu ini digunakan untuk mengelola data pegawai di kantor Anda, termasuk menambah, mengedit, dan melihat detail pegawai.
Cara Menambah Pegawai Baru
Klik tombol "Tambah Pegawai" di pojok kanan atas halaman
Pilih Status Kepegawaian (PNS, PPPK, atau Non-ASN)
Isi Nama Pegawai dan NIP dengan benar
Pilih atau ketik Nama Jabatan pegawai
Pilih Level Jabatan sesuai dengan jabatan pegawai
Pastikan Status adalah "Aktif" untuk pegawai yang masih bekerja
Klik tombol "Simpan" untuk menyimpan data
Cara Mengedit Data Pegawai
Cari pegawai yang ingin diedit menggunakan kolom pencarian
Klik tombol "Edit" (ikon pensil) pada baris pegawai tersebut
Ubah data yang diperlukan pada form yang muncul
Klik "Simpan" untuk menyimpan perubahan
Jenis Status Pegawai
Status pegawai menentukan kondisi kepegawaian saat ini. Beberapa status memerlukan informasi tambahan dan upload dokumen pendukung.
| Status | Keterangan |
|---|---|
| Aktif | Pegawai yang masih aktif bekerja |
| Cuti | Pegawai yang sedang menjalani cuti (perlu isi detail cuti) |
| Tugas Belajar | Pegawai yang sedang tugas belajar (perlu isi detail tugas belajar) |
| Mutasi | Pegawai yang sudah pindah ke kantor lain (perlu isi detail mutasi) |
| Perbantuan | Pegawai yang diperbantukan ke luar Pemda Sambas (perlu isi detail perbantuan) |
| Pensiun | Pegawai yang sudah pensiun |
| Non-Aktif | Pegawai yang tidak aktif karena alasan lain |
Detail Status: Cuti
Ketika mengubah status pegawai menjadi "Cuti", sistem akan menampilkan form tambahan untuk mengisi informasi cuti:
Tanggal pegawai mulai menjalani cuti
Tanggal pegawai selesai cuti dan kembali bekerja
Pilih jenis cuti (Cuti Tahunan, Cuti Sakit, Cuti Besar, dll)
Keterangan tambahan (opsional)
Upload surat cuti atau dokumen pendukung lainnya
Format: PDF, JPG, PNG (Maksimal 5MB)
Detail Status: Mutasi
Ketika mengubah status pegawai menjadi "Mutasi", sistem akan menampilkan form untuk mengisi informasi mutasi:
Pilih kantor tujuan dari daftar kantor yang tersedia
Tanggal Surat Keputusan mutasi diterbitkan
Tanggal Mulai Tugas di kantor baru (tanggal pegawai resmi pindah)
Alasan mutasi, nomor SK, dll (opsional)
Detail Status: Tugas Belajar
Status "Tugas Belajar" memiliki 2 tipe yang berbeda:
Pegawai tugas belajar tapi tetap menjalankan tugas sehari-hari. Tidak perlu input detail - cukup pilih status "Tugas Belajar".
Pegawai tugas belajar penuh (full leave). Perlu isi tanggal mulai dan upload dokumen.
Jika memilih tipe "Meninggalkan Pekerjaan", isi informasi berikut:
Tanggal pegawai mulai meninggalkan pekerjaan untuk tugas belajar
Format: PDF, JPG, PNG (Max 5MB)
Catatan tambahan (opsional)
Ketika pegawai sudah selesai tugas belajar, klik tombol ini untuk menandai bahwa tugas belajar telah selesai. Sistem akan mencatat tanggal selesai secara otomatis.
Detail Status: Perbantuan
Status "Perbantuan" digunakan untuk PNS yang ditugaskan ke luar Pemda Sambas. Contoh: diperbantukan ke Pemerintah Kota Pontianak.
Tanggal mulai penugasan perbantuan
Nama instansi tujuan (contoh: "Pemerintah Kota Pontianak")
Format: PDF, JPG, PNG (Max 5MB)
Catatan tambahan (opsional)
Ketika pegawai sudah selesai masa perbantuan dan kembali ke Pemda Sambas, klik tombol ini untuk menandai bahwa perbantuan telah selesai.
Perhatian
Pastikan NIP yang diinput sudah benar karena NIP bersifat unik dan tidak bisa duplikat. Jika ada kesalahan NIP, hubungi Admin untuk perbaikan.
Input Absensi
Menu ini adalah fitur utama untuk menginput kehadiran pegawai setiap hari. Anda bisa menginput absensi masuk, pulang, dan berbagai status kehadiran lainnya.
Cara Input Absensi Harian
Pilih tanggal absensi (default: hari ini)
Klik tombol "Tambah Absensi"
Pilih nama pegawai dari daftar dropdown
Pilih status kehadiran (Hadir, Izin, Sakit, Cuti, dll)
Jika status "Hadir", isi jam masuk dan jam pulang
Tambahkan keterangan jika diperlukan
Klik "Simpan" untuk menyimpan absensi
Jenis Status Kehadiran
Pegawai masuk kerja seperti biasa
Pegawai tidak masuk dengan izin
Pegawai tidak masuk karena sakit
Pegawai sedang menjalani cuti
Pegawai bertugas di luar kantor
Pegawai tidak masuk tanpa keterangan (Alpha)
Upload Bukti Dokumen
Untuk status kehadiran tertentu, sistem akan menampilkan form upload bukti dokumen. Dokumen ini bersifat wajib untuk beberapa status dan opsional untuk status lainnya.
| Status | Upload Dokumen | Contoh Dokumen |
|---|---|---|
| Hadir | Tidak perlu | - |
| Izin | Wajib | Surat izin, formulir izin |
| Sakit | Wajib | Surat keterangan dokter, resep obat |
| Cuti | Wajib | Surat cuti yang disetujui |
| Dinas Luar | Wajib | Surat tugas, SPPD |
| Tanpa Keterangan | Tidak perlu | - |
Ketentuan Upload Dokumen
- Format yang didukung: PDF, JPG, JPEG, PNG
- Ukuran maksimal: 5MB per file
- Dokumen yang sudah diupload bisa dilihat dan didownload kembali
- Saat edit absensi, dokumen lama akan tetap tersimpan jika tidak diubah
Tips Input Absensi
- • Input absensi sebaiknya dilakukan setiap hari agar data selalu akurat
- • Untuk pegawai yang hadir, pastikan jam masuk dan pulang diisi dengan benar
- • Gunakan filter tanggal untuk melihat atau mengedit absensi hari sebelumnya
Absensi Mandiri Pegawai - Belum Tersedia
Saat ini fitur absensi mandiri untuk pegawai belum diperkenankan dan masih menunggu arahan dari pimpinan. Seluruh input absensi dilakukan oleh Operator melalui menu Input Absensi.
Laporan Kehadiran
Menu laporan digunakan untuk melihat rekap kehadiran pegawai dalam periode tertentu. Anda bisa mengekspor laporan ke format Excel atau PDF.
Cara Membuat Laporan
Pilih Tanggal Mulai periode laporan
Pilih Tanggal Selesai periode laporan
Pilih Pegawai (opsional, kosongkan untuk semua pegawai)
Klik tombol "Generate" untuk menampilkan laporan
Statistik yang Ditampilkan
Total Hadir
Total Izin
Total Cuti
Total Sakit
Dinas Luar
Tidak Hadir
Ekspor Laporan
Export Excel
Format .xlsx untuk pengolahan data
Export PDF
Format .pdf untuk cetak/arsip
Tips Laporan
Untuk laporan bulanan, pilih tanggal 1 sampai tanggal terakhir bulan tersebut. Sistem akan otomatis menghitung hari kerja dan mengabaikan hari libur nasional.
Laporan Individual
Menu ini menampilkan laporan kehadiran untuk satu pegawai tertentu secara detail. Cocok untuk melihat riwayat kehadiran pegawai secara lengkap.
Cara Melihat Laporan Individual
Pilih nama pegawai dari dropdown
Pilih periode yang ingin dilihat (bulan/tahun)
Sistem akan menampilkan detail kehadiran pegawai tersebut
Informasi
Laporan individual berguna untuk evaluasi kinerja pegawai atau ketika ada permintaan data kehadiran dari pegawai yang bersangkutan.
Pengaturan Kantor
Menu ini digunakan untuk melihat dan mengelola informasi kantor Anda, termasuk nama kantor, alamat, koordinat lokasi, dan pengaturan lainnya.
Informasi yang Dapat Dikelola
Nama resmi kantor/unit kerja
Alamat lengkap lokasi kantor
Latitude dan Longitude untuk absensi lokasi
Jarak maksimal untuk validasi lokasi absensi
Jam masuk dan jam pulang standar
Gambar/logo kantor
Tips Pengaturan Lokasi
Pastikan koordinat GPS kantor sudah benar untuk keperluan validasi lokasi di masa mendatang. Gunakan fitur peta untuk menentukan lokasi yang tepat.
Profile
Menu profile digunakan untuk melihat dan mengelola informasi akun operator Anda.
Yang Bisa Dilakukan di Profile
- Melihat informasi akun (nama, email, role)
- Mengubah password akun
- Melihat kantor yang dikelola
- Logout dari sistem
Keamanan Akun
Jangan bagikan password akun Anda kepada siapapun. Ganti password secara berkala untuk menjaga keamanan akun.
Tips & Trik
Input Absensi Tepat Waktu
Usahakan input absensi setiap hari sebelum jam 12 siang. Ini membantu memastikan data kehadiran selalu up-to-date dan akurat.
Gunakan Fitur Pencarian
Manfaatkan fitur pencarian untuk menemukan pegawai dengan cepat. Anda bisa mencari berdasarkan nama atau NIP.
Manfaatkan Filter
Gunakan filter status untuk melihat pegawai berdasarkan kategori tertentu, seperti pegawai aktif, cuti, atau yang sedang tugas belajar.
Buat Laporan Bulanan
Di akhir bulan, buat laporan kehadiran dan simpan dalam format Excel atau PDF sebagai arsip dan bahan evaluasi.
Refresh Data Secara Berkala
Jika data tidak muncul atau terlihat tidak update, gunakan tombol refresh untuk memuat ulang data terbaru dari server.
Perhatikan Hari Libur
Sistem otomatis mengenali hari libur nasional. Anda tidak perlu input absensi untuk hari libur karena akan diabaikan dalam perhitungan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Bagaimana jika lupa password?
Apakah bisa mengedit absensi yang sudah diinput?
Kenapa pegawai tidak muncul di daftar absensi?
Bagaimana cara menambah pegawai baru?
Apakah data absensi bisa dihapus?
Bagaimana jika ada error atau masalah teknis?
Apakah pegawai bisa absen sendiri?
Butuh Bantuan Lebih Lanjut?
Jika Anda memiliki pertanyaan atau mengalami kendala, jangan ragu untuk menghubungi kami.